Jak zrobić listę rozwijaną w Excelu

Sposób 1. Lista wpisana ręcznie

Najszybsza wersja dla kilku stałych wartości, np. statusów zamówienia. Zaznacz komórki, wybierz Dane › Poprawność danych, w polu Dozwolone ustaw Lista, a w polu Źródło wpisz:

W polskim Excelu wartości oddzielasz średnikiem. Upewnij się, że zaznaczona jest opcja Rozwinięcie w komórce, i kliknij OK.

Sposób 2. Lista z tabeli, która rozszerza się sama

Gdy wartości jest więcej albo się zmieniają, trzymaj je w osobnym arkuszu, np. Słowniki. Zaznacz listę z nagłówkiem i zamień ją w tabelę skrótem Ctrl + T. Nazwij tabelę na karcie Projekt tabeli, np. tblRegiony.

Poprawność danych nie przyjmuje bezpośrednio odwołania do tabeli, dlatego w polu Źródło użyj funkcji ADR.POŚR:

Od teraz każdy nowy wiersz dopisany do tabeli od razu pojawi się na liście rozwijanej, bez poprawiania ustawień.

Sposób 3. Lista bez duplikatów prosto z danych

Masz kolumnę z powtarzającymi się wartościami, np. nazwami klientów w zamówieniach? W Microsoft 365 wpisz w wolnej komórce, np. w H2:

Wynik „rozleje się” w dół. W poprawności danych jako źródło podaj =$H$2#. Znak # oznacza cały rozlany zakres, więc lista dopasuje się do liczby unikatów.

Sposób 4. Listy zależne

Klasyczny przykład: w pierwszej liście wybierasz kategorię, a druga pokazuje tylko produkty z tej kategorii.

1. Przygotuj osobne listy produktów dla każdej kategorii i nadaj im nazwy identyczne jak kategorie: zaznacz zakres i wpisz nazwę w Polu nazwy po lewej stronie paska formuły, np. Opakowania, Palety.
2. W kolumnie A zrób zwykłą listę kategorii (sposób 1 lub 2).
3. W kolumnie B ustaw poprawność danych ze źródłem:

Nazwy zakresów nie mogą zawierać spacji. Jeśli kategoria ma spację w nazwie, użyj podkreślenia w nazwie zakresu albo formuły =ADR.POŚR(PODSTAW($A2;" ";"_")).

Komunikaty i błędy

Na kartach Komunikat wejściowy i Alert o błędzie w tym samym oknie ustawisz podpowiedź, która pokazuje się po kliknięciu komórki, oraz treść ostrzeżenia przy wpisaniu wartości spoza listy. Styl Zatrzymaj blokuje złe wartości, a Ostrzeżenie tylko o nich informuje.

Jak usunąć listę rozwijaną

Zaznacz komórki, wejdź w Dane › Poprawność danych i kliknij Wyczyść wszystko. Wpisane wartości zostaną, zniknie tylko lista.

Uwaga: poprawność danych nie chroni przed wklejaniem. Wklejenie wartości z innego miejsca (Ctrl + V) nadpisuje regułę. Jeśli to ważne, sprawdzaj dane poleceniem Dane › Poprawność danych › Zakreśl nieprawidłowe dane.